Bien que cela puisse sembler simple, la saisie des résultats d'analyses alimentaires exige une attention permanente pour assurer l'exactitude des données car la moindre erreur peut avoir des conséquences majeures !
Sommaire :
1) Le rôle central du Responsable QHSE dans la gestion des analyses alimentaires
2) Les pièges de la saisie manuelle
3) Comment en finir avec la saisie des résultats ?
Dans l'agroalimentaire, le (la) Responsable QHSE (Qualité, Hygiène, Sécurité et Environnement) est une pièce maitresse. Il est chargé de protéger les biens et les personnes, de veiller au respect rigoureux des normes d'hygiène et de promouvoir une démarche de développement durable (RSE) au sein de l'organisation. Cependant, sa mission principale est de garantir la sécurité sanitaire des aliments afin de protéger les consommateurs.
Le rôle central du Responsable QHSE dans la gestion des analyses alimentaires
La gestion des analyses de contrôle alimentaire est un des éléments clés pour assurer la sécurité alimentaire des produits. Dans la très grande majorité des PME de l'agroalimentaire, c'est également une responsabilité assumée par le (la) responsable QHSE.
En premier lieu, Il faut donc être capable d'organiser et savoir :
- Ce que l'on doit contrôler
- Quelles analyses et méthodes choisir
- Sélectionner les laboratoires partenaires
Mais il faut aussi récuperer, compiler, classer et enregistrer, souvent dans plusieurs tableurs, l'ensemble des résultats d'analyses reçus chaque année !
Bien sûr, au delà des autres étapes qui peuvent être "relativement" figées dans des tableurs, la saisie des résultats s'impose comme une phase incontournable mais : longue, pénible et on peut le dire: sans grande valeur ajoutée !
Les pièges de la saisie manuelle
La saisie manuelle des résultats d'analyses, bien qu'elle puisse sembler rudimentaire, a un impact profond sur l'efficacité de la gestion de contrôle qualité.
Au-delà du temps considérable qu'elle consomme, c'est une source de difficultés, de stress et même de coûts cachés :
Les erreurs de saisie
Les erreurs de saisie, même minimes, peuvent avoir des conséquences lourdes sur :
- Les fabrications (erreurs de formulations, retards de production)
- Les libérations de produits (retards, pire : livraison de produits non conformes !)
La traçabilité des résultats
Avec la saisie manuelle, il est difficile de retracer l'origine d'une erreur ou d'une modification, sans avoir à rechercher et ouvrir le rapport d'analyses d'origine. En effet, sans un système de traçabilité efficace, il devient compliqué d'identifier rapidement la source d'une erreur ou d'une modification ainsi que la personne ayant saisie les résultats.
La dispersion des données sur différents supports
Qu'il s'agisse de feuilles de calcul, de bases documentaires ou de notes manuscrites, la gestion "multi-supports" rend l'analyse globale des résultats et la prise de décision très compliquée. Cette fragmentation des informations est un frein à une vision claire et unifiée des tendances pour la qualité des produits et matières premières mais aussi des fournisseurs et des process de fabrication etc.
Sous-exploitation des données de contrôles
Sans outils adaptés pour centraliser et gérer efficacement les analyses et les résultats, de nombreux responsables QHSE se retrouvent contraints de saisir souvent des résultats de type "conforme, non conforme" sans pouvoir aller plus loin dans la saisie et surtout l'exploitation.
Par exemple, les screening de phtalates, dioxines, pesticides, contiennent en réalité de très nombreuses molécules dont les résultats ne sont que très rarement exploités !
Seriez-vous capables de savoir si la LoQ de telle molécule a changer ces derniers mois ? Savez vous si elle faisait partie du screening l'année dernière ? Pourriez-vous croiser la molécule en question sur différents produits ?
Cela nous est tous arrivé de devoir ouvrir des dizaines de rapports d'analyses PdF pour aller chercher ces informations et parfois même pendant un audit ! 😬
Lassitude !
La répétition constante de la saisie manuelle peut aussi engendrer un phénomène de lassitude et de baisse de vigilance, et ce dernier point est dangereux ! Cette tâche répétitive et monotone peut évidemment entraîner des risques d'erreurs, parce que l'on focalise plus sur le volume de données à saisir que sur l'interprétation fine des résultats et des spécifications.
De plus, cette tâche est carrément décourageante aux vues de l'ensemble de problématiques que doivent gérer les Responsables QHSE, il arrive donc malheureusement que les résultats soient entrés parfois trop vite ou trop tardivement !
Comment en finir avec la saisie manuelle des résultats ?
Mettre fin à la saisie manuelle des résultats c'est désormais possible grâce à CIKLab !
Notre application dédiée à la gestion des analyses de sécurité sanitaire est conçue pour répondre aux besoins spécifiques des responsables QHSE. Elle permet à partir d'un simple export de résultats de vos sous-traitants, d'enregistrer automatiquement les résultats d'analyses dans une base de gestion de contrôle.
Les résultats sont saisies directement dans chaque lot, pour chaque analyse et laboratoire !
⚡ Vous pouvez dire adieu aux erreurs et aux heures passées à saisir des données sur Excel !
Ca veut dire que vous allez :
- Gagner du temps
- Importer toutes les données de contrôle (y compris les 600 résidus de pesticides de vos screening)
- Améliorer la traçabilité
- Exploiter plus simplement tous vos résultats sur une seule interface !
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