Sommaire

1) Qu'est-ce qu'un plan de contrôle ?

2) Quelle différence entre un plan de contrôle et un plan de surveillance ?

3) Comment construire un plan de contrôle solide en 7 étapes ?

3) Quels logiciels choisir pour gérer les plans de contrôles analytiques ? 

4) Automatiser ses plans de contrôles analytiques avec CIKLab

Qu'est-ce qu'un plan de contrôle ?

Un plan de contrôle analytique (ou plan d'autocontrôles) est un ensemble structuré d'analyses et de contrôles, associé à des méthodes, des spécifications, fréquences et des méthodologies d'échantillonnage. Son but est de planifier et d'évaluer la qualité et la sécurité sanitaire des produits alimentaires. C'est un outil indispensable pour les entreprises du secteur agro-alimentaire !

Cela concerne :

• L'environnement de fabrication, hygiène, NEP, primordial pour détecter les "bruits de fonds" ex : Listeria
• Les intrants :  matières premières, auxiliaires technologiques, additifs, eaux etc..,
• Le process (CCP)
• Les produits "en cours de fabrication" intermédiaires et les produits finis commercialisés bien sûr. 
  
  

Quelle différence entre un plan de contrôle et un plan de surveillance ?

Certains services de contrôle qualité différencient les plans de contrôle des plans de surveillance, en faisant la distinction suivante :

• Un plan de contrôle décrit ce qui doit être contrôlé "systématiquement" en interne et en externe sur un lot ou un procédé.
• Un plan de surveillance implique des "vérifications périodiques" de certaines paramètres, fixées de façon aléatoires ou bien stratégiques comme l'origine géographique d'un produit, le volume d'achat, la note du fournisseur, la vulnérabilité à la fraude, en fonction de l'étude des risques en somme. Les paramètres en question sont souvent des analyses très coûteuses et/ou très longues.
  
  

De nombreux industriels regroupent souvent un plan de contrôle systématique et un plan de surveillance périodique sous le terme commun de "Plan de contrôle analytique", ou "Plan d'autocontrôles"

💡  Pour la Direction Générale de l'Alimentation (DGAL) qui pilote au niveau nationale les PCPS, la notion de plan de contrôle et de surveillance est encore différente de celle abordée ici.

Contexte règlementaire 

Courte revue des obligations qui s'imposent aux opérateurs :

« Les exploitants du secteur alimentaire et du secteur de l'alimentation animale veillent, à toutes les étapes de la production, de la transformation et de la distribution dans les entreprises placées sous leur contrôle, à ce que les denrées alimentaires ou les aliments pour animaux répondent aux prescriptions de la législation alimentaire applicables à leurs activités et vérifient le respect de ces prescriptions. »

(CE) n°178/2002 Article 17

« Une planification des tests sur les produits doit être en place. Elle peut inclure des tests microbiologiques, chimiques, physiques et organoleptiques en fonction des risques. Les méthodes, la fréquence et les limites spécifiées doivent être documentées.»

BRC 9 - [5.6.1.1]

« La surveillance analytique est une obligation […] qui concourt à la sécurité sanitaire des aliments »

Direction Générale de l'Alimentation, instruction technique DGAL/MUS/2023-11

Comment construire un plan de contrôle solide en 7 étapes ?

La vieille maxime de la qualité des années 90 "Écrire ce que l'on fait, et faire ce que l'on écrit" a définitivement fait son temps ! Elle a depuis été remplacée par une approche du management de la qualité plus agile, intelligente et globale de l'amélioration continue :  "Food Safety Culture"

Or, malheureusement, construire un plan de contrôle est une tâche complexe et la première difficulté lors de la construction d'un plan de contrôle réside précisément dans la planification rigoureuse de ce que l'on souhaite réaliser et dans la réalisation de ce que l'on a planifié. Mais il est essentiel que l'évaluation permette d'améliorer continuellement les plans de contrôle.

Pour les responsables QHSE de l'agro-alimentaire, mettre en place un plan de contrôle structuré représente en soi un premier défi, car ce plan doit être réfléchi, établi, suivi, mais surtout décrit quelque part ! pour être amélioré constamment.

Qu'est ce qui doit sortir de votre plan de contrôle à part des résultats conformes ? Des Datas bien sûr ! Comment évaluer les performances et les axes d'amélioration sans mesurer les tendances !

Etape 1 : L'environnement règlementaire : quel est le contexte?

L'ensemble des textes règlementaires applicables à votre secteur et aux types de produits est un prérequis fondamental pour comprendre ce qui est attendu à minima sur vos produits. Cette étude règlementaire est une étape nécessaire pour construire la suite ; c’est la fondation de tout votre système de contrôle qualité. 

Les règlementations, mais aussi les critères fixés par les syndicats professionnels et vos clients peuvent s'appliquer :

• A tous vos produits
• A certains produits
• A certaines catégories de produits.

Etape 2 : Que contrôler et quels sont les critères ?

D'une part, il y a les analyses qui garantissent la qualité de vos produits en termes de spécifications nutritionnelles, techniques, etc. et d'autre part, il y a toutes les analyses qui prouvent la sécurité sanitaire des aliments. Cela va se faire en deux temps :

• L'étude règlementaire et les prérequis produits permettent de donner une liste exaustive de ce qu'il faut réaliser et des spécifications attendues, par exemple le règlement (CE) 915/2023 pour les contaminants  et le règlement (CE) 2073/2005 pour la microbiologie.
• La veille règlementaire et les revues sont absolument nécessaires au même titre que la consultation des alertes RASFF ou les informations de l’EFSA.
•  L'évaluation des dangers va permettre de sélectionner, les analyses d'ordre microbiologique, chimique, physique ou allèrgènes.
• Ensuite c'est l'évaluation des risques qui dépendent du process, des fournisseurs, de la variabilité des matières ainsi que leurs origines qui va permettre de prioriser les analyses en fonction d'une note de criticité.
  
  

Etape 3 : Sélection rigoureuse des analyses : c'est un impératif

En fonction des dangers identifiés et des risques (combinaison de la gravité du danger et de l'occurrence), il est essentiel de sélectionner les analyses les plus pertinentes. Que vous réalisiez les analyses en interne ou que vous les sous-traitiées, choississez des analyses qui permettent de répondre aux spécifications attendues en fonction : 

• Des critères de performance (sensibilité, récupération, LoD, LoQ, précision, incertitude, reproductibilité, etc.)
• De la nature de l'échantillon à tester. 

💡 Il est recommandé d'utiliser de préférence des analyses validées et normalisées lorsqu'elles existent (NF, EN, ISO, Pharmacopées) car cela facilite l'interprétation, la comparaison des résultats et favorise la collaboration entre les différentes parties impliquées.

Etape 4 : Choisir des laboratoires fiables

La collaboration avec des laboratoires indépendants, spécialisés et reconnus est essentielle pour assurer la fiabilité et la précision des résultats d'analyses. L'accréditation des laboratoires selon le référentiel ISO 17025 peut-être un premier critère de choix dans certains cas (cela n'est pas une obligation dans le cadre des autocontrôles), il est heureusement possible de travailler avec des laboratoires non-accrédités, mais dans ce cas vous devrez démontrer avec le laboratoire que les résultats d'analyses sont fiables (Essai-interlaboratoires, audits, comparaison et suivis) 

Etape 5 : Définir les fréquences de contrôle

Il s'agit de l'étape qui pose évidemment le plus de problème. Travailler sur les fréquences de contrôle ou les périodicités c'est trouver l'équilibre parfait entre sécurité et efficacité !

La fréquence à laquelle les analyses sont réalisées peut influencer directement la détection des anomalies et, par conséquent, la sécurité des produits. Une fréquence trop faible peut laisser passer des non-conformités, tandis qu'une fréquence trop élevée peut engendrer des coûts inutiles et monopoliser des ressources. Les facteurs déterminant la fréquence des analyses sont : L'étude de risque, la nature du produit, sa vulnérabilité à la fraude, l'historique des analyses et non-conformités, les exigences réglementaires (sanitaires), les volume de production et les coûts associés aux analyses de contrôle.

Il serait difficile de donner des cas généraux,  mais après des phases d'études et de maitrise Fournisseur-Produit-Process, dans le domaine de l'ingrédient par exemple il n'est pas rare de retrouver 4 types de fréquences : 

• Systématiques (contrôles à chaque lot)  par exemple : microbiologie, teneur en protéines
• Periodiques par lots (1/5 lots) : ex: teneur en matière minérales
• Périodiques "temporelles" (1/an, 2/an) ex : certains contaminants comme la mélamine.
• Occasionnelles, aléatoires, inopinées (1 fois) ex : Détection de nanomatériaux, ionisation, lors de la validation d'un couple produit-fournisseur par exemple
  
  

Etape 6 : Élaboration de plans d'échantillonnage précis

 Il s'agit de déterminer le nombre d'échantillons à prélever, leur taille et la fréquence de prélèvement. Le plan d'échantillonnage est très critique à plus d'un titre car c'est la première étape d'une analyse !

• L'échantillonnage doit être correctement effectué pour ne pas "polluer" le prélèvements (microbiologie par exemple)
• Il doit être représentatif du lot en question, attention donc à certaines contaminations qui peuvent être hétérogènes (mycotoxines, microbiologie)

Etape 7 : Suivre et améliorer en fonction des résultats de contrôle

La dernière étape consiste à enregistrer et suivre les résultats d'analyses pour évaluer les tendances et faire évoluer le plan de contrôles, soit pour resserrer sur une période (alerte sanitaire) soit au contraire pour "relâcher l'étau" sur certains paramètres lorsque vous estimez les risques maitrisés, ou statistiquement maitrisés.

Quels logiciels choisir pour gérer les plans de contrôles analytiques ?

À l'ère du digital, de nombreuses solutions informatiques existent pour gérer les plans de contrôle analytiques. Parmi les plus courantes, on retrouve les ERP (Enterprise Resource Planning), les LIMS (Laboratory Information Management Systems), les MES (Manufacturing Execution Systems)  les ELN (Electronic Laboratory Notebooks), EXCEL bien sûr et le dernier venu, CIKLab.

Tour d'horizon des solutions informatiques, avantages et limites : 

Excel : Depuis des décennies, Microsoft Excel est l'outil de prédilection de nombreuses entreprises pour gérer des données, y compris les plans de contrôle. Sa flexibilité, sa facilité d'utilisation et sa capacité à créer des tableaux et des graphiques en font un choix populaire. Cependant, Excel présente des limites pour la gestion des plans de contrôle à grande échelle. La taille des fichiers peut devenir un problème, tout comme la difficulté de traçabilité, la sécurité des données et l'intégrité. La collaboration en temps réel et la gestion des versions peuvent être problématiques. Bien souvent il faut développer des macros complexes car il manque systématiquement une "dimension" pour pouvoir en faire une solution automatisée et fonctionnelle.

• Avantages : Coût très faible, flexibilité, facilité d'utilisation, capacité à créer des tableaux et des graphiques.
• Limites : Gestion de gros volumes de données, nécessité de développer des macros complexes, problèmes d'audit trail, de sécurité des données, de collaboration, problème d'accessibilité à distance.
  
  

Même si Excel est un excellent outil pour commencer à structurer les plans de contrôle, les entreprises qui se développent accumulent beaucoup de données et ont besoin rapidement de solutions plus solides et spécialisées.

ERP (Enterprise Resource Planning) : Ces systèmes intégrés permettent de gérer l'ensemble des processus d'une entreprise en intégrant plusieurs fonctions de gestion, dont la qualité. Si les ERP offrent une vision globale de l'entreprise et facilitent la traçabilité, ils peuvent parfois manquer de spécificités pour la gestion détaillée des plans de contrôles analytiques et surtout de la sous-traitance analytique.

• Avantages : Vision globale de l'entreprise, intégration de plusieurs fonctions de gestion, facilite la traçabilité, gestion de stock liée aux résultats.
• Limites : Coût élevé (pour pas dire pharaonique) peut manquer de spécificités pour la gestion détaillée des plans de contrôle analytiques, et la sous-traitance analytique, complexité et délai de mise en œuvre. Projet globale pour l'organisation.

LIMS (Laboratory Information Management Systems) : Spécifiquement conçus pour les laboratoires, les LIMS centralisent les données, gèrent les échantillons, les tests et les ressources d'un laboratoire. Bien qu'ils soient extrêmement efficaces pour la gestion des analyses de laboratoire internes, la gestion de la sous-traitance et la planification par produit est plus difficile.

• Avantages : Centralisation des données, gestion puissante de la traçabilité des échantillons, des analyses et rapports, spécifiquement conçu pour les laboratoires d'analyses. 
• Limites : Coût élévé/modéré, difficultés dans la gestion des analyses externes, la planification par produit et les fréquences de contrôle.

MES (Manufacturing Execution Systems) : Ces systèmes se concentrent sur la gestion et le suivi de la production en temps réel. Ils sont excellents pour assurer la conformité et la traçabilité sur la ligne de production. Cependant, leur portée est principalement limitée à la production, et ils peuvent ne pas couvrir en détail les aspects analytiques du contrôle qualité et des analyses de laboratoire plus complexes (internes, externes)

• Avantages : Suivi en temps réel de la production, assurance de la conformité et traçabilité sur la ligne de production.
• Limites : Coût modéré à élevé, portée principalement limitée à la production, ne couvre pas en détail les aspects analytiques du contrôle qualité, pas de gestion de la sous-traitance

ELN (Electronic Laboratory Notebooks) : Les ELN sont des cahiers de laboratoire numériques qui remplacent les cahiers de laboratoire traditionnels version papier. Ils sont parfaits pour documenter les essais et les résultats, notamment pour les services de R&D, mais ils peuvent manquer de fonctionnalités avancées pour la gestion globale des plans de contrôle qualité.

• Avantages : Coût modéré à faible, digitalisation des cahiers de laboratoire, documentation efficace des essais et résultats.
• Limites :  Manque de fonctionnalités avancées pour la gestion globale des plans de contrôle, des périodicités, de la soustraitance analytique et des analyses de contrôle qualité.

Automatiser ses plans de contrôles analytiques avec CIKLab

Chaque solution informatique offre des avantages spécifiques, mais il faut prendre en compte l'ensemble des besoins et les "véritables points de douleurs" pour choisir la solution la mieux adaptée.

Notre solution disponible en SaaS, offre une plateforme unique de gestion des plans de contrôle analytique pour administrer automatiquement :

• Les analyses (internes et externes),
• Les laboratoires sous-traitants,
• Les spécifications
• Les fréquences d'analyses.
• Les résultats et les tendances

CIKLab permet de lier les plans de contrôles à la gestion de résultats pour rendre la planification de contrôle intuitive, simple et rapide.

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Quels sont les avantages de CIKLab ?

Avec un coût faible, une solution accessible en ligne et sans installation, CIKLab est spécialement conçu pour répondre aux besoins de gestion des plans de contrôle analytiques dans le secteur agroalimentaire. L'application offre une valeur ajoutée indéniable en ce qui concerne la sous-traitance des analyses et la gestion des laboratoires externes.

En utilisant CIKLab seul ou en connectant avec d'autres outils, les Responsables Qualité agro-alimentaire peuvent bénéficier de la meilleure approche pour une gestion complète et efficace des plans de contrôle analytiques.

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