Vos laboratoires sous-traitants sont une précieuse ressource  !

L'industrie agroalimentaire est un secteur hautement sensible qui nécessite une attention permanente en matière de contrôle qualité afin d’assurer la sécurité sanitaire des aliments. Les prestataires d'analyses externes et les laboratoires sous-traitants sont une ressource précieuse pour vous accompagner et vous faire progresser.

Sommaire :

1) Quand sous-traiter vos analyses de contrôle ?

2) Pourquoi vos laboratoires sous-traitants sont une ressource ?

3) Pourquoi sous-traiter ses analyses est difficile ?

4) Comment CIKLab va vous aider ?

Il existe un arsenal de textes et de règlementations qui cadre la sécurité sanitaire des aliments, notamment le paquet hygiène. Entré en vigueur en 2006, il a pour l’objectif d’harmoniser les pratiques au niveau Européen en incluant tous les acteurs de la chaine alimentaire. Cet ensemble de textes impose à toutes les parties de la chaine alimentaire une obligation de résultats et la mise en place d’un système de gestion des risques souvent basés sur la méthode HACCP.

Les dernières crises alimentaires comme le fipronil, l’oxyde d’éthylène ou l’année dernière les contaminations d’Escherichia coli (STEC) remettent systématiquement la lumière sur l’importance des analyses de contrôle. 

« La surveillance analytique est une obligation […] qui concourt à la sécurité sanitaire des aliments »

DGAL/MUS/2023-11 du 10/01/2023

Quand sous-traiter vos analyses de contrôle ?

Toutes les industries agro-alimentaires externalisent tout ou partie de leurs analyses de contrôle auprès de laboratoires sous-traitants.

Les services Qualité font face ces dernières années à une augmentation des contrôles et à des typologies d’analyses de plus en plus différentes. 

Pourquoi ?

• Les règlementations et les avis scientifiques évoluent très vite, parce que que les techniques analytiques permettent de quantifier de plus en plus de polluants et contaminants alimentaires différents
• Les contrôles à l'import et à l’export sont de plus en plus drastiques.
• La "FoodFraud" et la "Food Defense" imposent la prise en compte de nouveaux types  de dangers et de risques.
• Les clients et les consommateurs exigent de plus en plus de transparence et de preuves.

Très peu d’industriels sont en capacité de réaliser l’ensemble de ces contrôles 👉 tous font appel à des laboratoires spécialisés !

Pourquoi vos laboratoires sous-traitants sont une ressource ?

Votre réseau de laboratoires sous-traitants fait partie intégrante de votre politique de contrôle. On constate souvent chez les industriels que l’étape de sous-traitance est considérée comme une étape déconnectée des systèmes de contrôle en place. 

Construisez et animez votre réseau de laboratoires !

C'est primordial ! votre réseau de sous-traitants est une ressource permanente :

• D'expertise technique (Identifiez et sélectionnez des prestataires spécialisés dans chaque domaine)
• D'expertise règlementaire
• D'accompagnement sur les problématiques (comme l’origine d’une contamination)
  
  

Par soucis de simplification beaucoup d'industriels choisissent de travailler avec 1 ou 2 laboratoires généralistes : c'est dommage de se priver d'un réseau d'experts !

Quels sont les bénéfices d'un réseau de laboratoires ?

• Maitrisez votre système et vos risques, montrez justement que vous ne contrôlez pas seul(e)  vous êtes en capacités d'agir ou de mobiliser une ressource lorsqu'il s'agit de faire face à un changement réglementaire, à de nouveaux contrôles ou dangers. 
• Augmentez le comparatif entre laboratoires, pour appuyer encore plus vos résultats et votre niveau d'assurance.
• Réduisez vos délais et les coûts.
  
• Appuyez-vous sur des experts, beaucoup de responsables de laboratoires soustraitants ont parfois une longue vie d'industriel derrière eux. Ils peuvent vous aider sur certaines de vos problématiques, vous faire part d'évolutions analytiques ou règlementaires.
  

💡 La sous-traitance n'est pas et ne doit pas être une étape supplémentaire ou indépendante du contrôle qualité alimentaire, mais une partie intégrante !

Voir notre article :  >> 5 clés pour choisir vos laboratoires sous-traitants.

Mais pourquoi sous-traiter ses analyses est difficile ?

C’est souvent le « coté obscure » des services de contrôle, dans le sens ou peu de gens savent dans les organisations à quel point ca peut être compliqué !

Premièrement il faut identifier les analyses et les laboratoires dont on a besoin. Deuxièmement, la gestion de la sous-traitance est souvent déconnectée des systèmes en place, notamment des ERP et LIMS, donc:  tout le monde utilise des fichiers Excel pour pouvoir gérer cette activité. Troisièmement, les supports de commandes de chaque laboratoire sont différents (Portail client, fichier Excel, devis signé, bon de commande maison à remplir).

Enfin c'est tout le suivi des analyses "en cours" qui est lourd à remplir et à faire vivre ! 

Il faut créer son propre catalogue d'analyses et son réseau de laboratoires.

L'analyse de contrôle est un marché de spécialités (microbiologie, micropolluants, analyses nutritionnelles) ce qui sous-entend que l'offre est très large et que beaucoup de laboratoires sont spécialisés sur certaines thématiques. Tout d'abord, il faut  identifier les analyses dont on peut avoir besoin, d'accord, mais dans quel cadre ? (Routine, besoin d'expertise +++) Quels sont les méthodes à choisir ? Est-ce adapté à ma matrice ? Ensuite, il faut référencer les laboratoires en capacité de mettre en oeuvre ces analyses, mais quels sont les niveaux de fiabilité attendus pour chaque analyse et chaque laboratoire? Doit-on choisir "seulement" un laboratoire accrédité COFRAC sur l'ISO 17025, ou bien une analyse sous accréditation ?

Il faut planifier ses contrôles et commander les analyses en fonction de chaque laboratoire !

Là ça commence à devenir très difficile,  parce que l'on entre dans le quotidien et dans le gestion de plusieurs dimensions pour ses contrôles.

Les analyses à réaliser dépendent des lots et donc des matrices : ainsi les méthodes de microbiologie par exemple peuvent être très différentes entre des produits laitiers et des plantes à infusion. Ensuite comme on l'a vue, il faut choisir le laboratoire adéquat pour chaque analyse, et enfin commander ses analyses externes en fonction de chaque laboratoire. Pour de plus en plus de laboratoires, il faut saisir les commandes sur les espaces clients en ligne, pour d'autres c'est un fichier Excel ou bien encore un devis à renvoyer signé.

Commander comme cela pourrait se comprendre si l'on faisait une analyse de temps en temps, mais çe n'est plus possible en routine !

Il est extrêmement difficile de faire vivre dans un même système de contrôle les dimensions : laboratoires, analyses, méthodes, matrices et d'y intégrer en plus la planification périodique ou non des analyses.

Il faut assurer tout le suivi de la sous-traitance !

Les questions sont simples : quelles analyses sont en cours ? Sur quels produits ? dans quel laboratoire ? et quand aurai-je les résultats ? Là encore, il faut mettre en place un énième fichier Excel pour ce suivi.

Alors, non cela ne se voit pas forcément au premier coup d’œil mais sous-traiter ses analyses est complexe et très chronophage ! Mises bout à bout,  toutes ces étapes,  peuvent prendre jusqu’à 10 h par semaine…

💡 Chez CIKLab, on a la prétention de considérer que ce suivi et cette logistique, ce n'est pas la plus-value d’un service de contrôle !

Comment CIKLab va vous aider ?

CIklab  va vous permettre de créer un véritable système dynamique autour de la sous-traitance analytique !

📌Référencez vos analyses et vos laboratoires facilement !

Avec CIKLab, vous construisez une base centralisée et partagée de laboratoires. Cette base est administrable, vous pouvez entrer toutes les analyses, avec les méthodes, techniques, prix délai et choisir quel laboratoire est actif sur chaque contrôle. Vous avez une maitrise complète des laboratoires alloués pour chaque analyse.

💡Référencez le plus de laboratoires possibles dans des disciplines différentes, vous pourrez démontrer que vous pouvez faire face à n'importe quel besoin, et que vous avez aussi des labos "back-up" en cas de problème.

🖱️ Cliquez, commandez !

A chaque création de lots : les analyses, les méthodes, et les laboratoires sont déjà enregistrés, et vos contrôles sont planifiés !

CIKLab va automatiser :

Les analyses à lancer, en fonction de la méthode, des périodicités de contrôle et des laboratoires alloués à chaque analyse. Bien sur les spécifications attendues pour chaque contrôle sont créées en amont.

💡 En 1 clic, vous éditez automatiquement les bons de commandes ainsi que des étiquettes d'identification pour chaque prestataire.

👀 Suivre tous vos contrôles devient simple 

Plus besoin d'un énième fichier de suivi, tout est lié avec CIKLab.

L'application va pouvoir calculer automatiquement vos échéances afin de vous donner un état des lieux et une excellente visibilité sur :

💡 Les échéances des analyses en cours dans chaque laboratoire pour chaque lot !

La sous-traitance des analyses de contrôle dans l'industrie agroalimentaire présente de nombreux avantages, tels que l'accès à une expertise spécialisée, la maîtrise des risques et la réduction des coûts. Néanmoins, elle peut également être complexe à gérer.

Avec CIKLab, vous pouvez optimiser la gestion des analyses, essayez gratuitement CIKLab et découvrez comment simplifier et améliorer la sous-traitance analytique.