Pourquoi les indicateurs et les KPI sont fondamentaux pour le contrôle qualité agro-alimentaire ? Comment les choisir pour générer des actions d'amélioration et de performance pour votre service et votre entreprise ?
La récupération de données fiables pour construire vos KPI peut être un défi sans les bons outils !
« Si vous ne pouvez pas le mesurer, vous ne pouvez pas l’améliorer »
L'importance des indicateurs pour le contrôle qualité alimentaire
Le contrôle qualité est un processus qui vise à vérifier avec des preuves tangibles que la qualité d’un produit est conforme aux exigences règlementaires, internes et clients.
Il permet également de mesurer l’efficacité de l'organisation de production : est-ce qu’elle se détériore, se maintient ou s’améliore ? Le contrôle de la qualité s’appuie, par définitions, sur des contrôles, des tests ou des analyses. L’objectif principal est d’éviter que des produits défectueux ne se retrouvent chez les clients ou pire chez les consommateurs.
Pour mesurer et améliorer son efficacité, le service de contrôle qualité doit avoir :
- Des objectifs de performance clairs et définis,
- des moyens de mesurer les performances actuelles,
- une comparaison entre les performances et les objectifs afin de définir des actions correctives.
Un tour de voiture pour saisir l'intérêt des indicateurs ?
Pour comprendre le besoin et la nécessité d’avoir et de suivre des indicateurs, l’exemple d’un voyage en voiture est très parlant :
Imaginez un instant que vous deviez rallier Lille à Marseille en voiture avec votre famille. Imaginez-vous maintenant au volant et essayez de visualiser un tableau de bord complètement vide sans aucune indication !
Vous allez rapidement vous poser certaines questions pertinentes quant au pilotage.
- Ai-je assez d’essence pour le trajet ?
- Comment respecter les limitations de vitesse ?
- Suis-je en sécurité (pression pneus, freinage, signalisation)
- Etc.
Il existe une multitude d’indicateurs différents et tous ne seront pas adaptés. C’est en fonction de l’organisation de votre structure que vous allez déterminer les indicateurs pour piloter votre activité de contrôle.
Il est donc primordial d’avoir des indicateurs de suivi pour récupérer des données fiables en temps réel. Ceux-ci vous permettront de construire ensuite des indicateurs de performance (KPIs) ou d’efficience.
Les indicateurs de suivi
Pour piloter l’activité, comme nous l’avons vu, il faut disposer de données fiables en temps réel.
Ces données quantitatives sont des indicateurs de suivi, une photographie de l’activité. Elles apportent de premières réponses quant au pilotage des contrôles et à son organisation.
💡 Les indicateurs de suivi servent généralement de base à l’élaboration d‘indicateurs de performance (KPIs)
Les KPIs sont des valeurs mesurables qui permettent d’évaluer une amélioration ou une dégradation de votre processus au regard des objectifs à atteindre. Appliqués au contrôle qualité, les KPIs traduisent la performance de votre processus de contrôle.
💡 Les KPIs vont vous aider à mesurer votre performance et à faire progresser votre processus de contrôle.
Quels sont les critères fondamentaux pour de bons KPIs ?
La méthode "S.M.A.R.T" est un bon moyen mnémotechnique à utiliser pour définir les critères de choix des KPIs :
- (S) Spécifiques : Spécifiques et bien définis. On doit comprendre leur signification et leur évolution.
- (M) Mesurables : Quantifiables, basés sur des données fiables et accessibles, mais aussi objectives !
- (A) Atteignables : Réalistes et atteignables en fonction des ressources disponibles et des objectifs fixés.
- (R) Réalistes : Directement liés aux objectifs stratégiques de votre service et votre entreprise.
- (T) Temporellement défini : Définis dans le temps afin d'évaluer les résultats !
Comment choisir les KPIs de contrôle qualité ?
Nous avons vu les critères qui permettent de définir de bons KPIs, mais comment choisir les vôtres ?
La méthode est assez simple en réalité :
Quelle est la finalité de mon processus de contrôle qualité ? Quel est l’élément de sortie ?
💡 L’élément de sortie : ce sont des produits vérifiés et conformes aux spécifications attendues (techniques, légales, réglementaires et commerciales)
Pour un service de contrôle qualité, être performant c‘est en premier lieu la capacité à détecter de façon certaine les non-conformités. Les détecter vite et le plus en amont possible de la vente d’un produit. Il s’agit donc de contrôler les matières qui entrent dans l’entreprise, celles qui sont en cours de fabrication, celles qui seront proposées à la vente et l'environnement de production. Mais, comme c‘est souvent le cas, le faire avec un budget limité et des délais serrés !
Prenons un exemple :
Pour un produit donné et d’une année à l’autre, considérons que vous ayez le même constat :
- Vous avez contrôlé le même nombre de lots.
- Vous avez réalisé le même nombre d’analyses de contrôle
- Vous avez 100% de conformité
- Vous n’avez aucune réclamation client
Magnifique !! Mais, avez-vous été performant d’une année à l’autre ? D’un point de vue du contrôle : oui car aucun lot non conforme n’a été détecté et donc libéré.
💡 👹 Mais des leviers de performance peuvent être mis en œuvre non ? :
- Avez-vous amélioré votre délai de libération ? S’est-il dégradé ?
- Avez-vous réduit la charge de contrôle par lot ? ou a-t-elle augmentée ?
On voit bien qu’au-delà des indicateurs de suivis, qui peuvent être bons, vous avez la possibilité de vous fixer des objectifs de performance ou d’efficience pour être meilleur !
Exemples de KPIs pour le Contrôle Qualité dans l'agro-alimentaire
Mesurez, améliorez !
Quels que soient les KPIs que vous utilisez, choisissez ceux pour lesquels vous avez la capacité d’intervenir ; vous n’améliorez pas le niveau de qualité d’un fournisseur si aucune action corrective ne lui est imposée par le service de contrôle ou le service achat !
De même, pour qu’ils soient efficaces, le nombre de KPI à suivre doit être limités. vos KPIs sont pertinents à un moment donné, en fonction de vos objectifs. Si les problèmes sont réglés, si les objectifs changent, il faut changer vos KPIs.
💡Vos KPIs doivent vous permettre de vous améliorer, donc de générer des actions au sein de votre service ou de votre entreprise.
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L'importance des indicateurs de suivi et des indicateurs de performance (KPIs) dans le contrôle de la qualité agro-alimentaire est essentiel. Cependant, la récupération de données fiables pour construire vos KPIs peut être un défi sans les bons outils !
🚨 Lorsque l'ensemble des données de contrôle, résultats d'analyses, délais, coûts, sont "ventilés" sur plusieurs fichiers Excel..c 'est un risque :
- D'erreurs : Avec plusieurs fichiers et entrées manuelles, le risque d'erreurs humaines augmente.
- D'incohérence des données : Lorsque les données sont réparties sur plusieurs fichiers, il peut y avoir des incohérences.
- D'inefficacité : La gestion de plusieurs fichiers Excel peut être chronophage. Il peut s'avérer très difficile de trouver rapidement les informations dont vous avez besoin, pour pas dire ...décourageant !
CIKLab est une solution logicielle innovante conçue pour aider les entreprises agro-alimentaires à gérer efficacement les analyses de contrôle, elle vous permet d'accéder en temps réel à des données fiables, à jour, et sécurisées pour construire vos KPIs !
- Suivi des lots
- Suivi des analyses
- Suivi des échéances
- Suivi des délais de contrôle
- Nombre d'analyses réalisées
- Nombre de lots testés
- Coûts de contrôle,
- Coûts par laboratoire
- Taux de conformité
- Historique de résultats
- Etc..
