L'art de valoriser les produits ! Les belles montres sont rangées dans des belles boites, les cosmétiques ont de beaux emballages, les bons produits sont livrés avec les bons documents qualité.
4.2) la méthode semi-automatique "Excel
Qu'est-ce que la documentation qualité d'un produit ?
Des vendeurs de papier… ? Dans certaines industries, comme les ingrédients, la "documentation qualité" est plus importante que le produit lui-même… Surprenant? peut-être, mais c’est à peine exagéré.
Quels documents regroupe t-on sous ce terme?
- La fiche de spécification reprend tous les critères sur lesquels l'entreprise va s'engager contractuellement, elle permet à vos clients de choisir vos produits
- Le plan de contrôle produit : il s'agit d'un document qui va spécifier l'ensemble des critères à verifier ainsi que les fréquences (périodicités) auxquelles ces critères seront testés.
- Le certificat d'analyses : il s'agit d'un ensemble des résultats d'analyses mis en regard des spécifications produit sur lesquelles l'entreprise s'engage
Tous les clients, peu importe leur place dans la chaine de valeur, contrôlent les données des certificats d’analyses de leurs fournisseurs. Parfois, c’est même l’unique contrôle effectué pour libérer un produit.
La documentation est un gage de sérieux et de confiance. C’est la documentation technique, davantage qu’une brochure commerciale qui va permettre à vos clients de choisir un produit.
Une fiche technique complète et bien faite est la première preuve de qualité de vos produits.
Si la documentation qualité n’est pas bonne, comment concevoir que le produit le soit ?
Ainsi, proposer une documentation qualité irréprochable, tant sur le fond que sur la forme est donc indispensable. En plus d’être un document technique, c’est le premier argument marketing et commercial.
Quelles informations sont indispensables sur les fiches de
specifications et les CoA's
D’un point de vue d'un service Qualité, un produit n’est qu’un ensemble structuré de critères, de spécifications, d'engagements, d’analyses et de résultats.
Un certificat d’analyse répond à une fiche de spécification ou une fiche technique.
- La fiche technique indique les paramètres théoriques qu’un produit doit respecter.
- Le certificat d’analyse donne les résultats précis propre à un lot.
Idéalement, le certificat d’analyse reprend exactement les informations de la fiche de spécification, en ajoutant simplement des précisions sur le lot en question et les résultats des tests. Il faut donc être vigilant pour que les certificats d’analyses et les fiches de spécifications soient bien mis à jour en même temps.
Les règlementations en vigueur selon les industries sont plus ou moins précises concernant les informations à retrouver sur les fiches de spécifications et les certificats d’analyses, mais globalement, on retrouve les mêmes informations.
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Fiche de spécification |
Certificat d’analyse |
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Quelle est la différence entre Certificat d’analyses (CoA)
et Certificat de conformité (CoC) ?
Il y a parfois un peu de confusion entre les certificats d’analyses et les certificats de conformité.
Évidemment, chaque industrie a ses normes et ses pratiques, mais en théorie :
- Un certificat d’analyse contient uniquement les résultats d’analyses effectuées sur un lot particulier.
- Un certificat de conformité représente l’engagement de l’entreprise sur l’ensemble des paramètres et la conformité globale du produit, sans donner les résultats d’analyses.
Pour les ingrédients, la plupart des certificats reprennent des résultats d’analyses et des informations de conformité.
Généralement, les paramètres physico-chimiques, les actifs et l’activité microbiologique sont testés systématiquement. En revanche, les contaminants (mycotoxines, métaux lourds, pesticides, HAP), sont testés de manière périodique.
Comment éditer des certificats d'analyses (CoA's)?
La plupart des industriels n’ont pas de logiciel dédié au contrôle qualité pour automatiser l’édition des certificats d’analyses. Tout le contrôle qualité est géré grâce à des fichiers Excel et des documents Word.
L’édition des certificats d’analyses est donc un travail très fastidieux pour les responsables qualité qui doivent compiler les données, saisir les informations, vérifier, enregistrer et valider ces documents.
L'édition des Certificats d'analyses : la méthode "manuelle"
La manière la plus simple de procéder est de créer un certificat modèle type par produit ou par famille de produit. A chaque lot, il suffit de modifier les informations nécessaires (numéro de lot, DLUO, date de validation, etc.) et de mettre à jour les résultats d’analyses.
Une fois que le certificat d’analyse est prêt, il faut l’imprimer en .pdf, l’enregistrer dans le bon dossier tout en respectant la nomenclature pour pouvoir le retrouver, puis le valider en ajoutant une signature.
Comme tout est manuel, il est possible d’éditer des certificats personnalisés en fonction des besoin clients.
En revanche, remplir les certificats d’analyse demande beaucoup de vigilance pour ne pas faire d’erreurs de saisie. Également, c’est une activité très chronophage car Il faut compter en moyenne 10 à 15 minutes par certificat.
Pour une entreprise qui libère 100 lots par mois, cela représente 25 heures soit plus de 3 jours de travail ou 750€.
L'édition des Certificats d'analyses : la méthode semi-automatique "Excel"
Sans trop de connaissance Excel et Word, avec de simples formules de recherche, il est possible d’automatiser un peu le process. Vous pouvez éditer un certificat d’analyse à partir d’informations entrées dans une base Excel. Cela permettra de gagner du temps dans le remplissage du document et surtout d’éviter des erreurs de saisie ou de copier/coller.
Quelles sont les étapes ?
Etape 1 : Commencez par regrouper vos produits qui partagent les mêmes analyses.
Dans un premier onglet, vous créez votre base de données de résultats d’analyse|
Produit |
Lot |
ANALYSE 1 |
RESUL. 1 |
ANALYSE 2 |
RESUL. 2 |
Etc. |
|
Produit A |
1234 |
>10% |
11% |
Conform |
Conform |
|
|
Produit B |
6789 |
>5% |
6% |
Conform |
Conform |
|
|
Produit A |
|
|
|
|
N° Lot |
1234 |
|
|
|
|
|
Spec |
Resultat |
|
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Analyse 1 |
>10% |
11% |
|
|
Analyse 2 |
Conform |
Conform |
|
Produit B |
|
|
|
|
N° Lot |
6789 |
|
|
|
|
|
Spec |
Resultat |
|
|
Analyse 1 |
>5% |
6% |
|
|
Analyse 2 |
Conform |
Conform |
Cela vous fera gagner beaucoup de temps, à condition d’avoir un nombre de produits ou de famille limité. Malheureusement, les fichiers deviennent lourds très rapidement et les requêtes prennent trop de temps. Surtout, il est beaucoup plus compliqué d’adapter les masques de certificats aux spécificités clients ou produits.
De même, la mise à jour des documents qualité peut etre un vrai casse-tête. D’ailleurs, chaque changement doit etre effectué en double, sur la fiche technique et sur le certificat d’analyses.
⚠️Dans un système automatisé avec des formules, chaque changement peut casser les formules.
Dans un système manuel, vous pouvez avoir à modifier chacun des fichiers individuellement :
-
- Imaginez devoir changer un logo ou une adresse dans 250 fiches produits ?
- Imaginez devoir changer le nom d’une règlementation dans 1 000 modèles de certificats d’analyses ?
Une solution simple et efficace pour éditer la documentation
qualité ?
Avec CIKLab, le logiciel de gestion d'analyses de contrôle qualité, l’édition des certificats d’analyses est automatisée.
Les certificats d'analyses sont le miroir des fiches de spécifications, le système est dynamique,les fiches de spécifications et les certificats d'analyses sont liés.
Comment créer des fiches de spécification et des plans de contrôle facilement ?
Dans CIKLab, vous commencez par enregistrer et centraliser vos produits et associez les spécifications les engagements, ainsi que les analyses à réaliser.
Depuis votre catalogue :
- Vous ajoutez les analyses que vous souhaitez réaliser sur vos produits
- Vous ajustez les spécifications.
- Vous positionnez vos fréquences de contrôle (ex : 1 fois/ an ; systématique etc.)
- Vous décidez quels paramètres doivent etre visibles par vos clients,
- En 1 clic, vous éditez votre fiche de spécification à jour et votre plan de contrôle en .pdf
Si besoin, vous pouvez adapter le design en fonction de votre identité visuelle.
Si vous gérez différents cahiers des charges pour vos fournisseurs ou qu’un client à des spécifications particulières, vous pouvez simplement le gérer dans CIKLab.
Comment éditer des certificats d'analyses facilement ?
Lorsque vous créez un nouveau lot, CIKLab automatise les analyses à effectuer en fonction de votre plan de contrôle et les commande auprès de vos laboratoires sous-traitants
A réception des rapports, les résultats d’analyses sont entrés dans CIKLab et un process de validation permet de clôturer et libérer les lots.
Vos certificats d’analyses sont édités en 1 clic.
Ils sont directement signés et imprimés en PDF, nommés en fonction d’une nomenclature précise et directement liés à vos produits et vos lots. Toute la documentation est disponible dans votre bibliothèque en ligne. Vous ne perdez plus de temps à enregistrer vos documents dans une arborescence complexe de dossiers. Vous pouvez même autoriser vos commerciaux à accéder aux fiches techniques et certificats d’analyses, mais pas aux autres documents qualité.
Comment éditer des certificats d'analyses en fonction de cahiers des
charges clients ?
Pour éditer une fiche technique ou un certificat d’analyse spécifique client, c’est encore plus rapide.
A partir de votre produit standard, vous créez le cahier des charges de votre client et éditez sa fiche technique. Pour éditer un certificat d’analyses, vous pouvez importer les résultats de votre produit standard et éditer le certificat qui correspond au cahier des charges du client.
La gestion de la tracabilité vous permet de remonter au produit source sans risque d’erreur.
Avec CIKLab, vous éditez vos certificats d’analyses facilement, vous limitez le risque d’erreur et vous gagnez un temps précieux dans la gestion du contrôle qualité.
