Qu'est-ce qu'un CoA (Certificate of Analyses)?

Le Certificat d'Analyses (CoA) est un document central pour beaucoup d'industries comme celles du complément alimentaire, de la Cosmétique, de la Chimie et de la Pharmacie notamment. Qu'est-ce qu'un certificat d'analyses? A quoi ça sert ? Comment éditer un certificat d'analyses ? Quels exemples?

Sommaire :

Qu'est-ce qu'un certificat d'analyses (CoA)?

Un certificat d’analyses (CoA - Certificate of Analysis en anglais) est un document contractuel émis le plus souvent par un service de contrôle qualité, il permet d’attester avec des éléments de preuves (résultats d’analyses) qu’un produit est testé selon certaines normes et méthodes, et que des résultats de tests sont disponibles. Il confronte les résultats d’analyses à des spécifications préétablies qui peuvent être internes, règlementaires, et/ou négociées, entre une entreprise émettrice et un acheteur. Il arrive parfois que des laboratoires indépendants éditent des CoA's dans le cadre d'exportation de certains produits.

A quoi sert un certificat d'analyses (CoA) ?

Le CoA atteste de la conformité d'un produit en ce qui concerne la qualité, la performance et la sécurité. Dans des industries comme celles des ingrédients, de la chimie et de l'agro-alimentaire, les CoA's sont généralement émis dans le cadre de transactions BtoB entre vendeurs et acheteurs. Ils viennent compléter la fiche technique et permettent d'évaluer, avant la conclusion d'un contrat d'achat, les critères et les paramètres qui conduiront les deux parties à s'accorder sur les produits achetés et les lots reçus. 

💡 Il n'est plus rare que certains fabricants proposent aussi les CoA en BtoC pour démontrer aux consommateurs que les produits subissent des contrôles rigoureux qui attestent de la qualité.

Les CoAs sont générés pour chaque lot de fabrication et sont un des éléments fondamentaux de la traçabilité d'un produit !

Quelle différence entre Certificat d'analyses (CoA) et certificat de conformité (CoC) ?

• Un certificat d’analyse (CoA) contient uniquement les résultats d’analyses effectuées sur un lot particulier.
• Un certificat de conformité (CoC) est une attestation de l'engagement de l'entreprise envers la conformité du produit aux réglementations ou à un ensemble de critères, sans pour autant fournir de résultats de tests d'un lot particulier.
  
  

Il peut arriver dans certaines industries que les Certificats d'Analyses soient des hybrides, c'est à dire qu'ils contiennent d'une part des résultats d'analyses et d'autres parts des engagements de conformité règlementaires, voir même analytiques (cas d'analyses périodiques de type Pesticides, Métaux lourds, etc..)

Pourquoi utiliser un certificat d'analyses?

Générer de la confiance avec des résultats d'analyses : L'objectif principal d'un certificat d'analyse est de fournir des résultats précis, fiables et vérifiables en donnant les références des méthodes, techniques, normes sur lesquelles ont étés obtenus les résultats. Cela garantit l'exactitude des informations fournies aux clients et aux parties intéressées.

Mais surtout : les résultats d'analyses obtenus sur des méthodes validées comme L'ISO, NF, DIN...facilitent le commerce international en permettant de fixer clairement des références pour évaluer et "tomber d'accord" sur un résultat !

Utilisation prévue : Un certificat d'analyse donne précisément des résultats d'analyses, dans le cadre de l'achat d'une matière première par exemple, cela permet aux acheteurs / industriels de formuler d'autre produits en fonction des résultats de cette matière première par ex: on pourra s'appuyer sur la teneur en protéines, en matière grasse, en substance active...affichées sur le CoA.

Garantie de la Qualité et de la Sécurité : Un CoA démontre, résultats d'analyses à l'appui, que les produits respectent les spécifications établies, quelles soient liées au réglementaire, à la sécurité, ou à la performance du produit.

Conformité Réglementaire : Un CoA valide et prouve la conformité du produit à des règlements, minimisant ainsi les risques légaux et sanitaires, en démontrant aussi l'interprétation que l'on pourrait faire du règlement. Par exemple on ne pourra pas considérer que la conformité à un règlement et une analyse ! mais que les éléments requis de ce même règlement soient détaillés sur le certificat.

Les mycotoxines à rechercher pour le lait sont différentes du Café par exemple et les spécifications aussi !

Traçabilité : Le CoA contient des informations sur le lot fabriqué et sur les tests effectués, permettant de retracer son origine, sa fabrication et sa distribution en cas de problème.

Amélioration Continue : Les données recueillies dans les CoA contribuent à l'analyse des tendances, elles aidant les fabricants et/ou les acheteurs à évaluer et suivre les tendances et apportent des améliorations continues à leurs produits et process.

Que doit-on retrouver sur un Certificat d'Analyses ?

Un Certificat d'analyses est une réponse documentée à la fiche de spécification produit : c'est à dire que les éléments  à afficher, l'ensemble des tests à réaliser ainsi que les spécifications sont décrites validées et enregistrées en amont de l'édition d'un certificat.

Le certificat d'analyses n'est rien autre que la preuve de ce que vous spécifiez !

Les certificats d'analyses peuvent varier d'une industrie à l'autre, néanmoins on retrouve le plus souvent des éléments indispensables : 

Quels éléments sont indispensables sur un Certificat d'Analyses ?

1. Identification du produit : Le nom et la description du produit, y compris sa référence.
2. Informations du fabricant/fournisseur : Le nom, l'adresse et les coordonnées du fabricant ou du fournisseur du produit.
3. Caractéristiques du produit : Des données spécifiques sur les caractéristiques physiques, chimiques ou biologiques du produit.
4. Numéro de lot : Le numéro de lot ou de série du produit, obligatoire pour le suivi et la traçabilité.
5. Date de production/expiration : La date de fabrication du produit ainsi que sa date d'expiration, si applicable.
6. Méthodes d'analyse : Une liste des méthodes et des procédures utilisées pour effectuer les analyses sur le produit.
7. Résultats d'analyses : Les résultats des tests et des analyses effectués sur le produit, cela peut inclure des résultats quantitatifs et qualitatifs.
8. Spécifications : Les spécifications auxquelles le produit doit se conformer avec des limites acceptables pour chaque paramètre analysé.
9. Références et normes : Les normes, méthodes d'analyse et références utilisées pour évaluer la qualité du produit. Cela peut inclure des normes industrielles, des monographies, etc.
10. Date d'émission : La date à laquelle le certificat d'analyse a été émis.
11. Signature et autorisation : La signature ou l'approbation d'une personne responsable de la délivrance du certificat est indispensable.
12. Commentaires ou remarques : Tout commentaire pertinent lié aux résultats d'analyse ou à la qualité du produit.
13. Conformité : Une déclaration indiquant si le produit est conforme aux spécifications établies.

Un exemple de certificat d'analyses :

• La mention "Certificat d'analyses"

• Une zone pour l'identification du produit 
• Le logo de votre organisation
• Le numéro de lot
• Le code article du produit ou son identifiant
• La date de fabrication,
• La date de péremption, DLC, ou DDM
  
  
• Des mentions complémentaires (Haut du CoA) 
  • ex : N° CAS
  • Ratio d'extraction
  • Origine
  • Nom botanique
  • Nom du Client
  • Etc.
    
    
• La zone de résultats d'analyses
• Nom de l'analyse
• Méthodes, normes
• Spécifications
• Résultats
• Unités

• Des mentions complémentaires (bas du CoA) 
  • Conditionnement
  • Condition de stockage
  • Disclaimer

• Statut du lot : Conforme  / Non Conforme / Acceptable sous réserve etc.
  
  
• Zone de validation
  • Nom du signataire autorisé
  • Date / heure
  • Mention "généré electroniquement"

Comment construire un certificat d'analyses ?

2- Les informations générales du certificat d'analyses :

4- Les informations complémentaires sur un certificat d'analyses

Quelles difficultés pour éditer les Certificats d'Analyses ?

L'édition de certificats d'analyses peut être un processus complexe et chronophage pour de nombreux services de Contrôle Qualité. Les principales difficultés résident dans la multitude de supports utilisés pour gérer le contrôle qualité et le suivi des analyses.

Editer un CoA, c'est d'abord : rechercher, compiler, vérifier et enregistrer les résultats d'analyses !

Les spécifications produit peuvent être décrites et enregistrées sur un réseau en format Pdf, les résultats d'analyses (externes et internes) sur un autre support de type Excel par exemple, et les informations de fabrications du lot à un autre endroit comme un ERP ou une fiche de fabrication/lot "Papier".

L'édition des CoA est longue, complexe et disons-le : anxiogène, car les informations sont "éclatées" à différents endroits et sur différents supports, il faut rechercher, compiler, vérifier et enregistrer l'ensemble des données pour pouvoir éditer correctement les certificats. Certains Responsables Qualité utilisent des masques sur Excel ou Word pour générer les CoA's qu'il faut ensuite signer, transformer en .pdf et classer. Il n'est pas rare que ces étapes puissent prendre une demi-heure au moins par certificat !

Pourquoi utiliser un logiciel dédié aux analyses pour les Certificats d'Analyses ?

L'utilisation d'un logiciel dédié aux analyses de contrôles est indissociable d'un générateur de certificats d'analyses pour gagner du temps et éliminer les risques d'erreurs . Dans le cas des ingrédients par exemple, le nombre d'analyses a gérer sur un CoA est très important. Utiliser un générateur sans "connecter" votre système de gestion d'analyses vous fera repartir à la case départ.

Votre logiciel doit d'abord vous permettre de centraliser tous vos types d'analyses, sur le principe d'un catalogue de tests :

• Nom de l'analyse
• Méthode / norme
• Technique
• Unité

L'utilisation de ces "briques d'analyses" permet de créer en amont vos plans de contrôles, en fonction des périodicités ainsi que les spécifications attendues. Le système doit vous offrir la possibilité d'afficher certains contrôles et pas d'autres et d'y ajouter des informations complémentaires en fonction des produits.

A chaque nouveau lot, les analyses et l'ensemble des spécifications sont automatiquement reprises et permettent de savoir exactement quels sont les analyses et les contrôles à effectuer. Une fois les résultats d'analyses entrés, statuer sur chaque résultat et sur le lot devient très facile !

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Comment automatiser les certificats d'analyses ?

Toutes les données concernant les lots et les analyses étant disponibles et paramétrées en amont sur une seule interface, l'édition devient automatique, en seul clic, on peut éditer facilement un certificat d'analyse signé et daté au format .pdf.

1. Tout est déjà paramétré en amont, la collecte des données est automatique, il n'y a plus d'erreurs de saisie.
2.  Les éléments à afficher sont prédéfinis, aucun risque de se tromper de "template" de CoA en fonctions des clients, règlementations...
3.  Les CoA's sont datés et signés numériquement en fonction de droits utilisateurs, plus de problème d'autorisation.
4.  Les CoA's sont stockés et classés directement sur une solution logicielle accessible avec mots de passe. Plus de problème de sécurité d'accessibilité et d'intégrité des certificats.

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