10 éléments obligatoires sur vos bons de commande d'analyses alimentaires

Dans le contexte des analyses de sécurité sanitaire des aliments, un bon de commande (BdC) d'analyses est un document émis par un professionnel, adressé à un laboratoire ou un fournisseur d'analyses. Ce document spécifie la demande d'analyses sur les produits et sert de contrat pour faciliter la réalisation des contrôles qualité. Quels sont les éléments indispensables à faire apparaitre ?

Sommaire :

1) Les éléments obligatoires sur le bon de commande de vos analyses !

2) Quels sont les éléments obligatoires sur votre bon de commande d'analyses ?

3) Comment créer vos bons de commandes d'analyses ?

4) Modèle de bon de commande gratuit à télécharger

Qu'est-ce qu'un bon de commande d'analyses ?

Un bon de commande est un document commercial et contractuel qui finalise une commande entre un professionnel et un laboratoire de prestation d'analyses, il détaille les éléments permettant de rendre la réalisation des analyses effective.

D'un point de vue légal, plusieurs éléments sont obligatoires et sont détaillés dans les articles R123-237 et R123-238 du code de commerce, par ex: 

" Toute personne immatriculée indique sur ses factures, notes de commande, tarifs et documents publicitaires ainsi que sur toutes correspondances et tous récépissés concernant son activité et signés par elle ou en son nom :

• 1° Le numéro unique d'identification de l'entreprise 
• 2° La mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe où elle est immatriculée ;
• 3° Le lieu de son siège social ;
• 4° Le cas échéant, qu'elle est en état de liquidation ;
• 5° Si elle est une société commerciale dont le siège est à l'étranger, outre les renseignements mentionnés aux 3° et 4°, sa dénomination, sa forme juridique et le numéro d'immatriculation dans l'Etat où elle a son siège, s'il en existe un ;
• 6° Le cas échéant, la qualité de locataire-gérant ou de gérant-mandataire ;
• etc..

Bien que techniquement une vente puisse être conclu en absence de bon de commande, dans le cadre exigeant de la sécurité sanitaire des aliments, les commandes d'analyses imposent d'être excessivement précises sur ce qui doit être réalisé par le laboratoire prestataire d'analyses.

Ainsi, un bon de commande correctement rempli garantit non seulement la conformité réglementaire, mais il assure également la justesse de la demande en levant toute ambiguité. Des bons de commande d'analyses clairs et précis sont un gage de sécurité, de sérieux et ils entrent dans toute la chaine d'éléments concernant la traçabilité produit !

Voici les éléments incontournables à inclure dans votre bon de commande pour les analyses alimentaires.

Quels sont les éléments obligatoires sur votre bon de commande d'analyses ?

Un bon de commande accompagne toujours un échantillon à analyser par un laboratoire prestataire. L'utilisation d'un bon de commande clair et précis est nécessaire pour passer une commande d'analyse correctement, c'est un document contractuel.

#1 - Vos informations générales

• Nom de votre société et/ou votre raison sociale,
• la forme juridique de votre entreprise (SARL, SAS),
• l’adresse de votre siège social,
• votre numéro de SIRET ou SIREN,
• le montant de votre capital social pour les SARL et les SAS,
• le numéro de TVA,
• la mention du RCS (registre du commerce et des sociétés), ainsi que la ville dans laquelle se situe le greffe
  
  

• L'adresse email à laquelle doivent être envoyés les rapports d'analyses
• Un contact dans votre entreprise pour toute question du laboratoire relative à l'analyse, à l'échantillon etc..

#2 - Le numéro de commande et la date d'émission

Un numéro de commande doit accompagner votre demande d'analyse, quelle que soit sa forme, il doit tracer votre demande et faire le lien avec le produit, le N° de lot et les analyses etc.. Ce numéro doit être unique et doit permettre de remonter toute la traçabilité de votre demande. La date doit aussi apparaître sur votre bon de commande pour retrouver plus facilement les évenements (Envoi postal, préparateur d'échantillon etc..)

N° de commande et date unique pour traçer sans faille la demande.

#3 - Les informations du laboratoire

Votre bon de commande doit faire apparaitre l'adresse du laboratoire qui va réaliser l'analyse. Il peut arriver que dans certains grands laboratoires il existe des entités différentes qui sont affectées à certains types d'analyses et ces entités peuvent être géographiquement éloignées (Laboratoire de chimie, laboratoire de microbiologie, laboratoire de contaminants etc..) Lorsque vous demandez un devis auprès de laboratoires soustraitants, ces informations sont en général indiquées clairement, indiquez-les sur vos bons de commandes, car si le laboratoire doit ré-expédier votre colis dans une filiale ou un autre laboratoire, vous perdrez inévitablement du temps précieux sur vos délais !

🔬 Adresse du laboratoire qui va réaliser l'analyse et éventuellement un contact.

Voici le modèle de bon de commande généré automatiquement par CIKLab, logiciel de gestion des analyses de contrôle : 

#4 - Votre numéro de client auprès du laboratoire

En général chaque laboratoire sous-traitant affecte un numéro à chacun de ses clients, il est intéressant de pouvoir reprendre ce numéro sur les bons de commande pour verrouiller la commande et permettre au laboratoire d'associer les devis correspondants. Il d'ailleurs recommandé de faire apparaitre aussi le devis correspondant à votre offre analytique.

#5 - L’identification du produit et le numéro de lot

L'identification précise de toutes les informations relatives au produit soumis au contrôle doit être présentée le plus clairement possible (cela va apparaitre sur les rapports d'essais du laboratoire ! )

Tous ces éléments constituent la traçabilité de votre échantillon 🏷️

• Le nom du produit
• Le code article
• Le numéro de lot
• La DDM, DLUO, DLMC, durée de vie etc..

#6 - Le nom de l'analyse

C'est l'élément central de la commande !

Il est fondamental de spécifier avec précision les analyses à effectuer. Cette section doit détailler le type d'analyses requises, comme les analyses microbiologiques, chimiques, ou contaminants. Chaque analyse demandée doit être clairement identifiée pour interdire toute confusion.

• ❌ Evitez le plus possible les abréviations de type ECOLI, COLI,
• ✔️ indiquez Escherichia Coli, encore mieux : Dénombrement d'Escherichia coli bêta-glucuronidase positive.

Le nom de l'analyse ou du paramètre à contrôler est en général communiqué  sur le devis de vos sous-traitants, souvent associé à un numéro de référence (c'est le code article du laboratoire) qui permet d'être certain du test à effectuer.

#7 - La méthode ou la norme utilisée  

Chaque analyse doit être obligatoirement être associée à une méthode ou à une norme spécifique cela va donner un certaine "valeur" ou du relief au résultat. Il existe des méthodes quantitative /qualitatives, des méthodes avec de fortes incertitudes etc..

🔒 Une analyse à effectuer c'est à minima un couple solide : un nom & une méthode

De la méthode utilisée va dépendre beaucoup de choses au niveau du résultat d'analyse :

• L'expression du résultat lui-même (dans le cas d'escherchia coli : un dénombrement ou une recherche)
• L'unité
• La sensibilité 
• La LoQ (limite de quantification)
• La LoD (limite de détection)
• L'incertitude 

Il est préférable que les méthodes utilisées soit basées sur des normes ou référentiels reconnus de type ISO, AOAC, NF etc..Car ces méthodes sont validées avec des niveaux de répétabilité et de reproductibilité définis selon les matrices, et qu'elles permettent de "tomber d'accord" sur un résultat.

#8 - La quantité nécessaire à l’analyse

Indiquez la quantité d'échantillon requise pour réaliser les analyses. Cette information est essentielle pour s'assurer que le laboratoire dispose d'assez de matière pour effectuer les tests avec précision.

⚖️ Une quantité insuffisante pourrait entraîner des résultats non concluants ou la nécessité de demander des échantillons supplémentaires,

Certaines analyses réalisées sous accréditation ne sont d'ailleurs possibles et valides qu'avec une certaine quantité minimale de matière (Triplicate, rétention, hétérogénéité etc..)

#9 - Le délai négocié

Précisez le délai sous lequel les analyses doivent être réalisées en routine. Ce détail a son importance, surtout si les résultats sont nécessaires pour des décisions urgentes liées à la qualité ou à la sécurité sanitaire des produits. Si le laboratoire a des délais plus rapides ( prioritaires ) dans certains cas, indiquez le également car cela va probablement impacter le prix.

📆 Un délai clair permet de planifier efficacement votre process de contrôle et d'éviter les retards.

#10 - Le prix

Incluez le coût unitaire de chaque analyse et le total des analyses demandées. Cela devrait couvrir le prix de chaque analyse spécifique, ainsi que d'autres frais éventuels (prise en charge d'échantillon, cout de stockage, de destruction etc..) en général un devis précéde souvent un premier bon de commande.

🕉️ La transparence sur le coût évite les malentendus et assure une relation commerciale claire et saine entre votre entreprise et le laboratoire.

Comment créer vos bons de commandes d'analyses ?

L'édition d'un bon commande peut bien sur être réalisé sur Word, Excel et même sur le site des laboratoires sous-traitants, mais lorsque l'on doit envoyer plusieurs échantillons par jour dans des laboratoires différents :

• On augmente les risques d'erreurs 
• C'est chronophage
• C'est sans plus-value !
  

Modèle de bon de commande Excel gratuit à télécharger :

CIKLab met en ligne un fichier Excel gratuit à télécharger pour automatiser vos commandes d'analyses chez vos laboratoires sous-traitants.

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