Découvrez comment automatiser l'édition des certificats d'analyses (CoA) grâce à CIKLab, une application innovante dédiée aux analyses de contrôle !
Sommaire :
1) Un certificat d'analyses (CoA) : qu'est-ce que c'est ?
2) Pourquoi l'édition des certificats d'analyses est si difficile ?
3) Comment éditer un certificat d'analyses en 1 clic avec CIKLab ?
4) Que retrouve t-on sur les certificats d'analyses de CIKLab ?
4) Pourquoi utiliser CIKLab pour vos certificats d'analyses ?
Un certificat d'analyses (CoA): Qu'est-ce que c'est ?
Le certificat d'analyses (CoA - Certificate of Analysis en anglais), aussi appelé "bulletin d'analyses" ou "rapport d'analyses", est un document contractuel émis par un service de contrôle qualité. Il a pour but de récapituler toutes les analyses et les tests effectués sur un produit.
A quoi sert un certificat d'analyses ?
Son objectif est de certifier, à l'aide de résultats d'analyses, que le produit en question a été soumis à des tests ou analyses conformément à des normes et méthodes spécifiques. Ce document compare les résultats d'analyses aux spécifications prédéfinies qui peuvent être établies en interne, en fonction des règlementations ou simplement résulter d'une négociation entre l'entreprise émettrice et l'acheteur.
Pourquoi le certificat d'analyses est d'une importance majeure ?
L'edition d'un certificat d'analyses intervient à la fin du process de contrôle d'un lot, lorsque l'on doit "valider" ou bien "libérer un lot", ce document permet d'activer le "feu vert" en interne pour autoriser le départ d'un produit de l'établissement.
Le certificat liste l'ensemble des résultats d'analyses ainsi que les méthodes de test et les spécifications. Il engage par ailleurs l'entreprise mais aussi le signataire (Responsable QHSE, contrôle Qualité etc.)! Lorsque l'on parle d'un produit alimentaire, il s'agit d'un document de preuve pour attester de la conformité mais aussi de la sécurité sanitaire d'un produit.
Pourquoi l'édition des certificats d'analyses est si difficile dans l'industrie ?
Avant d'arriver à l'étape ultime de libération d'un lot et l'édition de certificat d'analyses, il y a toute une série d'étapes qui consistent à compiler et consolider l'ensemble des résultats d'analyses sur le lot, mais aussi sur les intérmédiaires de fabrications, sur les matières premières, sur la production et l'environnement de fabrication.
Sans un logiciel réellement dédié aux analyses, recouper et sécuriser l'ensemble de ces données et résultats peut s'avérer être fastidieux, chronophage, surtout risqué...pour pas dire dangeureux!
Dans l'industrie agro-alimentaire, il y a toujours beaucoup(trop) de fichiers à faire vivre pour gérer le contrôle qualité afin d'arriver à la fameuse étape de l'édition du certificat d'analyses. Chaque fichier n'est pas forcement "lier" aux autres, et toutes les étapes comportent un risque d'erreur important !
- Les plans de contrôles sont ils à jour ?
- Le listing d'analyses et methodes est il toujours ok ?
- Les analyses sont elles envoyées au bon laboratoire ? Est-il qualifié? est-ce la bonne référence d'analyse ?
- Le template de CoA est-il validé? à jour et en lien avec le plan de contrôle?
- Etc.
Voici un exemple "cas d'école" très simplifié de ce qu'il nous arrive de rencontrer dans l'industrie, bien que chaque risque d'erreur soit la plupart du temps identifié, la vérification est chronophage et pour autant nécéssaire pour éditer chaque certificat !
Comment éditer un certificat d'analyses en 1 clic avec CIKLab ?
CIKlab est une application dédiée à la gestion des analyses de contrôle qualité alimentaire, elle permet d'éditer très facilement vos certificats d'analyses, comment ? Avec de la structure, une approche "métier" et de l'automatisation !
CIKLab structure et automatise la gestion des analyses de contrôle pour éditer facilement les certificats d'analyses
1- Toutes les analyses et les laboratoires, internes & soustraitants sur une seule application
CIKLab vous permet de regrouper toutes vos analyses et de les associer à tous vos soustraitants sur une application. C'est à partir de ce "catalogue" dynamique d'analyses que vous pouvez construire et automatiser vos plans de contrôles.
2- La gestion des lots est automatique
A partir de vos plans de contrôles, Ciklab automatise la gestion de lots en fonction des analyses, des méthodes, des périodicités et des laboratoires que vous avez séléctionnés.
💡 Vous pouvez paramétrer très simplement les éléments que vous souhaitez voir apparaitre sur votre certificat d'analyses
2- L'édition des certificats d'analyses en 1 clic !
Lorsque l'ensemble des résultats sont saisis et la conformité du lot est posée, un seul clic sur le bouton "Editer le certificat d'analyses" génére automatiquement votre certificat au format .pdf, avec le statut de lot, la date et la signature electronique. Tous les certificats sont automatiquement attachés à chaque lot validé, et disponibles également au téléchargement.
💡 Une matrice de droits permet de choisir les utilisateurs qui peuvent éditer un certificat d'analyses.
Que retrouve t-on sur les certificats d'analyses de CIKLab ?
Le certificat d'analyses de CIKLab comporte plusieurs zones dédiées à chaque type d'information et correspond aux standards de l'industrie agro-alimentaire, cosmétique, de l'ingrédient et du complément alimentaire.
Voici les mentions qui apparaissent automatiquement sur les certificats d'analyses CIKLab :
- La mention "Certificat d'analyses"
- Une zone pour l'identification du produit : nom latin, nom scientifique, marque etc..
- Le logo de votre organisation
- Le numéro de lot
- Le code article du produit ou son identifiant
- La date de fabrication,
- La date de péremption, DLC, ou DDM
- Des mentions complémentaires (Haut du CoA) que vous pouvez paramétrer
- ex : N° CAS
- Ratio d'extraction
- Origine
- Nom botanique
- Nom du Client
- Etc.
- La zone de résultats d'analyses
- Nom de l'analyse
- Méthode, norme
- Spécification
- Résultat
- Unité
- Des mentions complémentaires (bas du CoA) que vous pouvez paramétrer :
- Conditionnement
- Condition de stockage
- Disclaimer
- Statut du lot : Conforme / Non Conforme / Acceptable sous réserve etc.
- Zone de validation
- Nom du signataire
- Date / heure
- Mention "généré electroniquement"
Pourquoi utiliser CIKLab pour vos certificats d'analyses ?
Utiliser un logiciel comme CIKLab spécialisé dans les analyses de contrôle est essentiel pour générer automatiquement des certificats d'analyses.
Plus d'erreurs possibles ! : Les données et résultats d'analyses sont saisies une seule fois, les valeurs sont consolidées et intègres, plus besoin de retraiter au format Word ou Excel.
Les éléments à afficher sont prédéfinis, aucun risque de se tromper de modèle de certificat en fonction des clients, règlementations...
Les CoA's sont datés et signés électroniquement en fonction de droits utilisateurs, plus de problème d'autorisation.
Les Certificats d'analyses sont sécurisés et organisés dans une solution logicielle sécurisée et protégée par des mots de passe, garantissant ainsi une accessibilité et une intégrité optimales des certificats.
CIKLab offre une approche structurée et automatisée pour la gestion des analyses de contrôle qualité, simplifiant ainsi le processus d'édition des certificats d'analyses.
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